Sentralarkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i Hjartdal kommune og fungerer som èn journalenhet med felles postjournal og sakarkiv for hele kommunen.

Sentralarkivet og de ytre enheter som fysisk er skilt fra kommunehuset blir regnet som egne arkivskapere.

Hjartdal kommune bruker Arkivnøkkel for kommunene; K-Koder (kommunale koder) som er utarbeidet av KS (Kommunesektorens organisasjon). Dette er et viktig verktøy for å finne igjen dokumentasjon i kommunalt arkivmateriale.